電子メール（e-Mail）は互いの時間を有効に活用する有効なコミュニケーション手段としてビジネスの場では必須ツールになりました。ここでは、メールをビジネスに役立てるためのマナーや関連する情報について記述します。
なお、すべてのコミュニケーションをe-Mailですませると逆に弊害が出てきます。特にe-Mailは手軽であることからクレームMailなどは慎重に行うことが必要です。 Face-To-Faceのコミュニケーション（Realコミュニケーション）と、e-Mail（eコミュニケーション）の理想的な配分は50％程度を目安にすればよいでしょう。 |
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社内のメールにはまず返信を！
社内から届いた報告や連絡ですぐ返信できるものは、一言でもいいのでその場で処理しましょう。
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取引先へのメールは時間を置いて返信
取引先や初めてメールを受け取った人に対しては、「時間を置いて返信しましょう。忙しい合間や夜に返信すると、書き方が乱暴になってしまったり、内容が感情的になってしまったりします。「未処理」フォルダに入れて、内容を吟味した上で返信する慎重さが必要です。
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件名に自分の名前を入れる効果
件名に自分の名前を入れるのも効果があります。差出人が一目でわかるため、大量のメールの中でも目立つ効果を狙えます。
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アドレス帳の名前
ビジネスで使うメールなら敬称をつけよう。自分がアドレス帳に設定した名前が返信画面に表示されます。
会社名はこちらから送る時は省略してはいけません。きちんと株式会社にします
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まず名乗る
書き出しの次に名乗ります。
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長いメールは最後まで読まれない
忙しい人は長いメールを最後まで読まず、最初の部分を流し読みして重要度を判断します。件名に「重要」と書いたり、重要度の設定を「高」にする人もいますが、「重要度は読み手が判断します。
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署名をつける
用件の最後に署名（会社名、組織、電話番号、メールアドレス、名前）をつけましょう。
顧客へは，「名前＠組織」形式で名乗るのは避けましょう |
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何度もやり取りが続いているのに「Ｒｅ」がついたまま最初の件名が残っている
話題が変わったら件名を変更して送リましょう
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件名が空欄のままになっている
迷惑メールと思って削除されるかもしれません
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メールの返信が常に遅い
「反応の悪さは仕事の遅さを表している」という厳しい見方もあります
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改行がなく読みづらい
要点がわかりにくくなります
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ＣＣの多用で関係ないメールが増えた
『とりあえず全員に送信しておくか』という気持ちはありませんか
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ＣＣ送信でほかの送り先がわかってしまった
メールアドレスも個人情報です
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開封確認要求
うっとうしく感じる人も多いので必要以上の要求はさけましょう
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件名が抽象的で用件がわからない
タイトルをおろそかにすると、相手に不快感を与えてしまいます
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添付ファイルのサイズ
添付ファイルのサイズに気をつけましょう |
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仕事でやりとりする電子メールの量は増えるばかりです。ところが、受け取る量が増えてくると、膨大なメールの山を処理しきれず重要な連絡を見落としたり、返信が遅れたりとトラブルの原因にもなりかねません。そこで、どうしたらうまくメールを整理できるのか。「メールソフトの自動仕分け機能を使って大量のメールを区分け・整理する方法」について記載します。
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１．受信箱の中にメールを仕分けるフォルダを作ります。
仕訳の種類が多い場合は、フォルダを階層的作ると便利です。
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２．フォルダを用意したら、次はメールソフトの設定をします。
自動仕分け機能を活用して、「差出人がＡさんだとＡフォルダに」「件名にＢが含まれる場合はＢフォルダに」という具合に、受信したメールがそれぞれのフォルダに入るよう設定していきます。この方法のメリットは、重要度の高いフォルダから順に見ていけば、重要なメールの見落としが少なくなることです。 |
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| ASAP |
As Soon As Possible （できるだけ早く） |
| CU |
See You （またあとで） |
| FYI |
For Your Information （ご参考までに） |
| LOL |
Laughing Out Loud （笑） |
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ビジネスでよく使う英語の省略語 英会話と英語情報ポータルサイト【英語タウン】 |
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